Meilleur Logiciel de gestion des cas RH
Meilleur Logiciel de gestion des cas RH en un coup d'œil
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Qu'est-ce que le logiciel de gestion des cas RH ?
Le logiciel de gestion des cas RH aide les organisations à gérer les relations avec les employés grâce à un système de tickets leur permettant de résoudre rapidement les problèmes des employés. Il est idéal pour les questions, préoccupations, problèmes, signalement d'incidents et collecte de suggestions pour améliorer les processus d'affaires. En somme, c'est la pierre angulaire de la prestation de services RH.
L'une de ses fonctions clés est la réduction des risques. Documenter les incidents et laisser une piste d'audit claire aide à protéger les entreprises des coûts juridiques et des amendes pour non-conformité. Il aide à collecter des données pour créer des informations exploitables en mettant en évidence les tendances, en pointant les zones problématiques potentielles, en supervisant les flux de travail, en documentant et en gérant les incidents, et ainsi en améliorant l'expérience des employés.
Quelles sont les fonctionnalités courantes du logiciel de gestion des cas RH ?
Voici les fonctionnalités principales de la gestion des cas RH qui aident les utilisateurs à déposer des cas, accéder à l'information et créer un flux de travail RH fluide :
Tableau de bord : Au centre de tout se trouve un tableau de bord complet qui permet aux utilisateurs de voir ce qui doit être fait. Il doit être facile à configurer en fonction du rôle ou de la tâche.
Gestion des cas : Au centre de toutes les opérations se trouve la capacité de créer, envoyer, gérer, travailler sur et résoudre les cas RH. Il automatise le processus de gestion des cas RH et fait gagner du temps. De l'intégration à la sortie, il couvre tout le cycle de vie de l'employé en gérant différents types de cas. Comme le logiciel de help desk, la plupart des solutions utilisent un système de tickets pour suivre et enregistrer facilement les demandes et suggestions des employés. Cela aide à établir les meilleures pratiques de gestion des cas RH.
Voici les fonctions clés de gestion des cas à examiner :
Portail de cas : En tant que hub central pour tout le centre de services, le portail permet aux utilisateurs de voir, gérer ou travailler sur des cas. C'est l'outil de gestion des cas le plus important. Les autorisations sont souvent basées sur le rôle, permettant aux employés de simplement voir quels travailleurs RH ont un accès administratif.
Gestion des accords de niveau de service (SLA) : De nombreux départements ont un SLA qui fixe un délai pour résoudre les problèmes des travailleurs. Un gestionnaire de SLA permet aux utilisateurs de suivre les SLA soit individuellement, soit pour l'ensemble du département. C'est essentiel pour la gestion des services RH.
Gestion des incidents : Lorsque des problèmes surviennent, il est important de recueillir tous les détails et d'obtenir la documentation appropriée. Les organisations doivent être protégées contre les responsabilités, et la gestion des incidents rend cela possible. Avoir un système sécurisé pour signaler les inconduites sur le lieu de travail est essentiel.
Piste d'audit : Lors de la gestion de cas importants, en particulier ceux qui concernent le harcèlement, les accidents, les problèmes de conformité ou même les affaires juridiques potentielles, il est essentiel de savoir qui était impliqué. En enregistrant les actions de chaque utilisateur, il est facile de retrouver toutes les personnes impliquées et de faire les ajustements nécessaires. Cela est particulièrement important pour maintenir la conformité.
Base de connaissances : Une base de connaissances permet aux utilisateurs de rechercher des informations plutôt que de passer des heures à répondre à des questions fréquemment posées. En s'assurant qu'elle est à jour, consultable et bien organisée, les utilisateurs peuvent se débrouiller seuls pour les questions concernant la politique RH. Lorsque tout le monde est impliqué, les initiatives RH prospèrent.
Gestion des e-mails : Les administrateurs peuvent être amenés à gérer une charge de travail importante. Créer des modèles d'e-mails est particulièrement utile pour traiter les mêmes types de situations jour après jour. Les administrateurs RH peuvent utiliser des modèles prédéfinis pour communiquer et résoudre les problèmes sans quitter le programme.
Collaboration : Les RH peuvent acheminer les demandes vers d'autres départements ou les étiqueter sur des cas nécessitant une collaboration. Les questions sur la paie peuvent être adressées à la comptabilité, tandis que les demandes de help desk sont envoyées à l'informatique. Les notifications permettent de respecter les délais.
Sécurité : Des fonctionnalités telles que le cryptage des données, les autorisations basées sur les rôles et l'accès à certains contrôles ou informations, ainsi que les mesures anti-fraude aident l'organisation à minimiser les risques cybernétiques.
Quels sont les avantages du logiciel de gestion des cas RH ?
Résout les problèmes des employés : Résoudre ou même identifier des problèmes complexes peut rendre les employés hésitants à se manifester, surtout si le processus est difficile. Le logiciel de gestion des cas RH aide à gérer les conflits avant qu'ils ne s'aggravent, augmentant ainsi la rétention des employés. La gestion standardisée des cas facilite l'obtention du soutien nécessaire au bureau.
Favorise un meilleur libre-service : Il est facile de submerger les travailleurs administratifs avec les mêmes questions. Avec une bonne gestion des connaissances, les utilisateurs peuvent rechercher des questions fréquemment posées dans la base de connaissances, résolvant de petits problèmes sans prendre le temps et les ressources de quelqu'un d'autre. Ou, dans le cas où un problème est rapide à résoudre, la standardisation de la gestion des cas rationalise les processus RH.
Met en évidence les défis du lieu de travail : En suivant et en enregistrant les informations, il est facile de générer des rapports et de voir où les employés se heurtent à des obstacles. Y a-t-il un élément particulier de votre pile technologique qui ne fonctionne pas bien ? Les employés comprennent-ils systématiquement mal les règles concernant les avantages ou la politique de l'entreprise ? Il est plus facile de voir ces tendances lorsqu'elles sont toutes présentées de manière exhaustive. Cela permet aux membres de l'équipe de se mobiliser et d'innover.
Escalade rapide : Lorsque des problèmes graves surviennent, ils ne peuvent pas passer inaperçus. En donnant aux utilisateurs la possibilité de marquer les problèmes à haute alerte, ils peuvent être extraits du flux de travail et recevoir la priorité appropriée.
Améliore l'efficacité des RH : Avant tout, la gestion des cas RH aide le département à traiter rapidement les problèmes mineurs, leur permettant de consacrer plus de temps aux problèmes nécessitant une réflexion abstraite et à l'optimisation du lieu de travail.
Qui utilise le logiciel de gestion des cas RH ?
Représentants RH : En tant qu'utilisateurs principaux du logiciel, les représentants RH suivront, géreront et résoudront principalement les cas. Ils peuvent également mettre à jour les informations sur la base de connaissances et utiliser le système de signalement des incidents pour protéger l'entreprise contre les responsabilités.
Employés : Les employés sont les utilisateurs les plus importants du système. Les membres de l'équipe seront ceux qui soumettront des cas, poseront des questions, ajouteront des suggestions pour le lieu de travail ou signaleront des inconduites.
Équipes interconnectées : Parfois, les travailleurs ont des questions auxquelles l'administration ne peut pas répondre. Que ce soit une préoccupation qui doit être signalée au personnel des installations ou de maintenance ou une question sur la paie ou la comptabilité, d'autres travailleurs devront collaborer et interagir avec le système.
Direction : Qu'il s'agisse du chef du département RH ou d'un membre de la direction, les dirigeants doivent voir les rapports pour comprendre l'efficacité du système, l'efficacité du département RH dans son ensemble et les zones de risque potentielles au sein de l'organisation.
Logiciels liés au logiciel de gestion des cas RH
Les solutions connexes qui peuvent être utilisées avec le logiciel de gestion des cas RH incluent :
Systèmes de gestion des ressources humaines (HRMS) et logiciels de gestion du capital humain (HCM) : Pour les organisations qui utilisent des suites, il est essentiel de s'assurer que chaque élément technologique fonctionne bien ensemble. Cela inclut l'utilisation de logiciels HRMS & HCM, ou système d'information des ressources humaines (HRIS). Avoir la capacité d'exporter et de partager des données aide à surveiller la santé globale de l'entreprise. Avoir la capacité de partager facilement les données des cas assure une pile technologique plus sécurisée.
Logiciel de base de connaissances: Bien que ce soit une fonctionnalité courante dans de nombreuses applications de gestion des cas RH, il est toujours important de la considérer. S'il existe un logiciel de base de connaissances préexistant, les utilisateurs doivent essayer de comprendre comment les systèmes interagissent. Lorsque les employés doivent chercher des informations à trop d'endroits, ils ont tendance à abandonner.
Logiciel de conformité RH: Lorsqu'il s'agit de suivre les certifications des employés, leur durée et leurs dates d'expiration, le logiciel de conformité RH est nécessaire pour assurer la protection de l'organisation contre les répercussions juridiques et financières de l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA), de la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA) ou d'autres réglementations de l'industrie.
Logiciel d'intégration : Les nouvelles recrues ont particulièrement beaucoup de questions. Elles auront besoin d'un accès rapide aux documents importants et d'un soutien supplémentaire au début.
Logiciel d'authentification unique (SSO): Les utilisateurs peuvent réduire les points d'accès potentiellement faibles en donnant aux travailleurs un seul endroit pour accéder à tout ce dont ils ont besoin. Si la sécurité est une préoccupation sérieuse, trouver un logiciel SSO compatible apaise de nombreuses craintes.
Logiciel de gestion de la performance : Lors du suivi des problèmes potentiels, avoir des données de performance historiques fournit le contexte approprié dans les situations graves.
Défis avec le logiciel de gestion des cas RH
Il y a plusieurs défis à considérer lors de l'examen du logiciel de gestion des cas RH. Quelques-uns d'entre eux incluent :
Mise en œuvre : Les entreprises doivent s'assurer que tout le monde, du PDG à l'interne, sait comment utiliser ce produit. L'échec de la communication n'est pas une option, surtout lorsqu'il s'agit de signaler des inconduites. Les utilisateurs doivent également prévoir du temps pour la formation. Si les gens ont l'habitude de poser des questions au personnel, il faudra un certain temps pour s'adapter à un système formalisé. Il est important de configurer la mise en page pour qu'elle soit aussi fluide que possible et de prêter une attention particulière à l'interface utilisateur pour s'assurer qu'elle est utilisable.
Problèmes de pile technologique : Qu'il ait une API ou qu'il soit compatible avec des HCM ou HRIS populaires, il doit être compatible avec chaque programme qu'il touche. Encore une fois, la sensibilité des données et l'urgence des demandes signifient qu'il doit s'intégrer en douceur dans le flux de travail. Tester la technologie avec des travailleurs de différents départements est particulièrement utile.
Cybersécurité : Étant donné les répercussions juridiques des rapports d'incidents seuls, garder les données sécurisées est une priorité absolue. Les détails sensibles de la vie personnelle des gens doivent être protégés, que ce soit en formant les utilisateurs à repérer les problèmes potentiels, en investissant dans une base de données hermétique ou simplement en envisageant la technologie SSO et d'autres intégrations importantes.
Quel est le coût du logiciel de gestion des cas RH ?
De nombreuses solutions de gestion des cas dédiées ont des prix personnalisés basés sur plusieurs facteurs, y compris la taille de l'entreprise, la complexité du flux de travail et la pile technologique existante. Peu offrent des essais gratuits. Les solutions de gestion des cas RH peuvent également faire partie d'une solution plus large telle que les logiciels HRMS & HCM. Dans ces cas, le prix peut varier en fonction des modules nécessaires et de tout ajout supplémentaire.
Retour sur investissement (ROI)
Lors de l'examen du ROI pour le logiciel de gestion des cas RH, il existe plusieurs façons de calculer le ROI :
Temps du personnel : Combien d'heures par jour, semaine ou année sont économisées pour le personnel RH ? Un calcul simple des heures économisées multipliées par le salaire de l'employé fonctionne bien.
Frais juridiques : Réduire les risques est peut-être le plus grand avantage d'un système de gestion des cas RH. Combien d'argent est dépensé en consultation avec des avocats ? Combien d'heures facturables accumulent-ils ?
Conformité : Selon l'industrie, les frais de conformité pourraient coûter une somme inimaginable d'argent.
Productivité : Lorsque les employés ont accès à une base de connaissances mise à jour et à une bonne gestion des documents, ils économisent le temps de tout le monde. Au lieu de devoir contacter les RH, qui peuvent devoir contacter un autre département, ils peuvent aller directement à la réponse. Rationaliser les préoccupations bureaucratiques courantes peut faire gagner du temps pendant le flux de travail.
Comment acheter un logiciel de gestion des cas RH
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de gestion des cas RH
Il n'y a pas de RFI efficace sans d'abord faire un examen approfondi du flux de travail de l'entreprise. Quels obstacles spécifiques à la réussite de l'entreprise cela supprime-t-il ? Où les RH passent-elles le plus de temps ? Où les membres de l'équipe se retrouvent-ils bloqués ? Une fois cette analyse terminée, il est plus facile de déterminer les fonctionnalités essentielles. Peut-être cela signifie-t-il qu'un portail de dénonciation sécurisé et anonyme est ce dont les utilisateurs ont le plus besoin, ou peut-être s'agit-il simplement d'automatiser les tickets pour rendre le département plus efficace.
Comparer les produits de gestion des cas RH
Créer une liste longue
Laissez le prix passer au second plan pendant un moment. Dans le monde idéal, quelles capacités rendraient le bureau plus fonctionnel ? Les utilisateurs doivent chercher à trouver une solution qui évolue à un rythme exponentiel—séparer les fonctionnalités de luxe, peut-être une gestion des SLA plus attrayante et meilleure par rapport aux priorités, une base solide de données sécurisées. Il est bon de pratique d'inclure à la fois de grands noms et quelques petits fournisseurs plus spécialisés.
Créer une liste courte
Que peut raisonnablement se permettre l'organisation cette année ? Ou l'année prochaine ? Quelle est la capacité d'évolution que vous devez avoir par rapport au potentiel d'accommoder une croissance au-delà des attentes ? Avant tout, il est important de revenir sur les priorités—séparer les 5 à 10 exigences principales et comparer les produits côte à côte sur les métriques et capacités qui comptent le plus.
Conduire des démonstrations
Un tel logiciel à usage général exige qu'une grande variété d'employés soit impliquée pendant le processus—cadres, chefs d'équipe, département RH et employés de plusieurs points du flux de travail. S'il s'intègre à un autre département, il est crucial d'obtenir des membres de cette zone pour le tester. Encore une fois, un tel logiciel essentiel doit être utilisable et au moins quelque peu intuitif.
Sélection du logiciel de gestion des cas RH
Choisir une équipe de sélection
L'équipe de sélection doit représenter les différents utilisateurs du logiciel. Commencez par au moins une personne de la direction, le chef des RH et peut-être quelques autres chefs d'équipe. Ensuite, passez aux administrateurs qui utiliseront le plus la technologie. Ajoutez des employés et des travailleurs de tout département qui doit interagir avec le logiciel, comme la comptabilité, l'informatique, la gestion des installations et d'autres. Quant à la taille, cela dépend de la taille de l'entreprise, mais 5 à 10 est une bonne fourchette de 10 à 20 pour les cas complexes. (Dans ces cas, les diviser en sous-groupes peut être utile.)
Négociation
La tarification du logiciel de gestion des cas RH peut être difficile. Les utilisateurs doivent essayer d'obtenir au moins plusieurs devis pour avoir une idée de ce qui est une attente raisonnable.
Décision finale
En fin de compte, l'équipe RH va utiliser le logiciel le plus, donc elle doit être au cœur de la décision. Si cela ne rend pas l'administration plus rapide et plus facile, alors cela échoue à son objectif principal. Envisagez d'ajouter quelques autres chefs de département pour représenter les intérêts des autres employés également. Cela garantit que l'équipe trouve le meilleur logiciel de gestion des cas RH.